MICE 케이터링

3일간 이어진 국제 컨벤션의 기록

첫날 오전, 컨벤션 등록 데스크 옆에는 웰컴 다과가 준비되고 오후에는 개회식을 겸한 스탠딩 리셉션이 이어집니다. 등록 데스크에는 하루 종일 인원이 오가기 때문에, 다과가 끊기지 않도록 스태프가 상시 배치되어 상황을 살핍니다. 둘째 날은 본격적인 세션이 시작되는 날로, 오전과 오후 두 차례의 커피 브레이크와 참가자 전원을 위한 점심 뷔페가 진행됩니다. 저녁에는 주요 참가사들을 위한 네트워킹 만찬이 별도 공간에서 마련되어, 낮 동안의 발표와는 다른 편안한 분위기 속에서 실질적인 비즈니스 대화가 오갑니다. 이 만찬은 실제 계약과 파트너십 논의가 이루어지는 자리이기도 해, 코스 진행 속도를 대화 흐름에 맞춰 유연하게 조절하는 것도 스태프의 역할입니다. 셋째 날은 전시 부스 라운지 운영과 폐회식 다과로 행사가 마무리됩니다. 사흘간 참가자 규모와 시간대별 수요가 계속 달라지기 때문에, 매일 저녁 다음 날 필요한 수량과 메뉴를 다시 점검하는 과정을 거칩니다. 인센티브 관광 프로그램이 함께 포함된 행사라면, 컨벤션 센터 밖 이동 일정에 맞춰 버스 안에서 먹을 수 있는 도시락이나 관광지에서의 야외 다과까지 준비 범위가 넓어지기도 합니다. 국내외 참가사가 뒤섞인 대형 컨벤션에서는 하루 동안에도 회의, 전시, 네트워킹, 관광이 순서대로 이어지며 매번 필요한 인력과 장비가 달라지기 때문에, 시간대별로 스태프 배치 계획을 별도로 세워 인력 공백이 생기지 않도록 관리합니다. 주최 측, 전시 부스 운영사, 여행사 등 여러 이해관계자가 얽혀 있는 만큼, 매일 아침 짧은 조율 회의를 통해 그날의 변경 사항을 빠르게 반영하는 것도 사흘 내내 매끄러운 운영을 유지하는 비결입니다. 이렇게 하루하루 형식이 달라지는 MICE 행사에서, 이윤선쿠킹스튜디오는 첫날 상담부터 마지막 날 철수까지 하나의 팀이 전체 일정을 책임지고 진행합니다. 담당자가 매번 다른 업체와 새로 소통할 필요 없이, 처음 논의한 컨셉과 예산 안에서 일관된 품질을 유지할 수 있다는 점이 MICE 케이터링에서 가장 중요한 부분입니다. 참가국이 많은 대형 행사일수록 주최 측 예산 정산 절차도 복잡한 경우가 많아, 회차별로 세금계산서와 실사용 내역을 정리해 정산 담당자가 한눈에 확인할 수 있도록 문서로 제공하는 것도 저희가 함께 챙기는 부분입니다.