심포지엄 케이터링

한 의학 심포지엄의 하루

오전 9시, 심포지엄 등록 데스크 옆으로 커피와 마카롱, 미니 타르트가 놓인 웰컴 다과 테이블이 세팅됩니다. 참가자들이 등록을 마치고 발표장으로 들어가기 전, 짧은 인사와 함께 가볍게 요기할 수 있는 공간입니다. 스태프는 참가자 명단을 미리 받아 대략적인 도착 시간대를 파악하고, 등록이 몰리는 시간에 맞춰 다과가 부족해지지 않도록 중간중간 채워 넣습니다. 오전 세션이 끝나는 11시, 로비에는 커피 브레이크 다과가 새로 채워집니다. 발표를 들으며 쌓인 긴장을 잠시 내려놓고 동료 연구자들과 의견을 나누는 시간, 다과가 그 대화의 배경이 됩니다. 짧은 브레이크 시간 안에 많은 인원이 한꺼번에 몰리기 때문에, 커피 머신 앞에 줄이 길게 늘어서지 않도록 두 곳 이상으로 동선을 분산시키는 것도 이 시간대에 신경 쓰는 부분입니다. 점심시간에는 참가자 전원이 착석할 수 있는 도시락이 준비되고, 오후 세션 전 마지막 커피 브레이크로 다시 한 번 활력을 채웁니다. 저녁, 심포지엄을 마무리하는 만찬 자리에서는 하루 종일 발표와 토론으로 채워졌던 시간을 편안하게 마무리할 수 있는 코스 요리가 준비됩니다. 만찬 자리는 발표장의 격식과는 다른, 좀 더 편안한 분위기로 전환되기 때문에 조명과 테이블 세팅도 오전과는 다르게 준비합니다. 좌석 배치 역시 낮 동안 발표를 들은 참가자들이 서로 교류할 수 있도록 전공이나 소속이 다른 사람들끼리 자연스럽게 어울리는 라운드 테이블 형식을 제안하는 경우가 많습니다. 심포지엄이 끝난 다음 날 아침, 조식이 필요한 지방 참가자를 위해 별도로 간단한 도시락을 준비해 숙소로 전달하는 경우도 있어, 행사 하루가 아니라 참가자의 이동 전체를 고려해 일정을 설계합니다. 원로 교수님들과 신진 연구자들이 한자리에 모이는 만큼, 만찬 메뉴 하나에도 지나치게 트렌디하거나 지나치게 격식만 갖춘 구성보다는 세대를 아우를 수 있는 균형 잡힌 코스를 고민해 준비하는 경우가 많습니다. 심포지엄 중간중간 짧게 이어지는 질의응답 시간에는 발표자가 물 한 잔이라도 편하게 마실 수 있도록 단상 근처에 조용히 음료를 챙겨두는 세심한 배려도 빼놓지 않습니다. 발표 자료를 준비하느라 식사를 거르기 쉬운 발표자들을 위해, 만찬 전에도 대기실에서 가볍게 먹을 수 있는 간단한 요깃거리를 별도로 챙겨드리는 경우도 많습니다. 심포지엄이 며칠간 이어지는 경우도 있어, 둘째 날부터는 첫날의 메뉴 피드백을 반영해 조금씩 구성을 조정하며 참가자들이 지치지 않도록 변화를 주는 것도 놓치지 않는 부분입니다. 발표장 규모가 커서 여러 층에 걸쳐 세션이 진행되는 경우라면, 층마다 커피 브레이크 포인트를 나누어 운영해 이동 부담을 줄이는 방식도 함께 고려합니다. 해외 연자가 함께 초청되는 국제 심포지엄이라면, 앞서 살펴본 국제회의 케이터링과 마찬가지로 식문화 차이를 고려한 메뉴 구성을 함께 반영해 제안합니다. 발표 자료 인쇄나 명패 준비처럼 케이터링과 무관해 보이는 실무까지 함께 챙겨 달라는 요청을 받는 경우도 있어, 행사 당일 전반을 폭넓게 지원하는 파트너 역할을 하기도 합니다. 이윤선쿠킹스튜디오는 이렇게 하루 안에 여러 번 바뀌는 심포지엄의 리듬에 맞춰, 매 순간 참가자들이 부담 없이 다음 세션에 집중할 수 있도록 준비합니다.